Darmowy Preselik - dobra jakość

Duża ilość korespondencji, a tym samym kwestia koordynacji jej obsługi, jest coraz częstszym problemem polskich firm. Muszą się z nim zmierzyć przede wszystkim przedsiębiorstwa, których działalność wymaga regularnej i terminowej komunikacji z klientami indywidualnymi i biznesowymi. Również firmy, które chcą wykorzystać korespondencję masową jako narzędzie działań marketingowych, prędzej czy później staną przed dylematem: koordynować ten proces we własnym zakresie czy zlecić jego realizację firmie zewnętrznej. Korespondencja masowa jest w wielu firmach ważnym elementem wspierającym ich główną działalność. Może ona dotyczyć przekazu różnego rodzaju informacji. Mogą to być wyciągi bankowe z kont, rachunki za energię elektryczną lub za gaz czy rachunki za telefon z billingami rozmów. W tym zakresie jest ona korespondencją specyficzną, przygotowaną w warunkach zachowania poufności zawartych w niej danych. Korespondencja masowa to również jedno z bardziej popularnych i efektywnych narzędzi marketingu bezpośredniego. Niezależnie od obszaru zastosowania tego rozwiązania, aby skutecznie realizować komunikację z grupą docelową, musi być ona przygotowana z najwyższą starannością i profesjonalizmem. Każdy mailing jest przecież wizytówką firmy. Z tego powodu (oraz względów czysto ekonomicznych) warto rozważyć zlecenie tego zadania firmie zewnętrznej. Ponieważ w grę wchodzi ważny element działalności firmy, istotne jest, by wybrany outsourcer zapewniał organizacji jak najwyższą jakość usług. Pierwszym etapem realizacji korespondencji masowej jest ustalenie z firmą outsourcingową wszelkich szczegółów technicznych: nakładu wysyłki, jej składu, gramatury papieru i koperty, layout listu, rodzaju koperty etc. Profesjonalna firma outsourcingowa z pewnością doradzi w tych kwestiach, a także pomoże zoptymalizować koszty doręczenia.  Przy projektowaniu wyglądu przesyłki najlepiej trzymać się prostej zasady: przygotowujemy taką korespondencję, jaką sami chcielibyśmy dostać. Przykładowo koperta nie musi być biała, warto też umieścić na niej nadrukowany element przyciągający uwagę i zachęcający do jej otwarcia. Jednocześnie layout powinien w sposób jasny przekazywać komunikat o zawartości – koperta nie może być nieczytelna. Po przyjęciu tych ustaleń klient przekazuje outsourcerowi bazę danych osobowych o ustalonej strukturze, a firma zewnętrzna przetwarza otrzymaną bazę zgodnie z ustaleniami. Ten właśnie element przygotowania korespondencji masowej – korekta i dostosowanie bazy danych - jest kluczowy w całym procesie realizacji zadania. Baza danych musi istnieć w formie elektronicznej, zostać zdeduplikowana (wszystkie powtarzające się rekordy muszą zostać usunięte), ustandaryzowana, zweryfikowana (profesjonalna firma zastosuje słowniki imion, by wyeliminować np. zdrobnienia, oraz słowniki ulic, aby do każdej ulicy przypisać odpowiedni kod pocztowy, słownik miast i miejscowości). To, jak ważne jest odpowiednie przygotowanie bazy, pokazują m.in. badania przeprowadzane w Wielkiej Brytanii przez Direct Mail Information Service. Z badania „Business-to-Business Direct Mail Trends� wynika, że 76% respondentów za niezwykle irytujące uznało otrzymywanie podwójnych przesyłek, a aż 82% osób przyznało, że pomyłki w adresach psują image nadawcy. Choćby z tego względu proces zarządzania bazami danych warto powierzyć specjalistom. Kolejnym etapem jakim jest obsługa korespondencji masowej jest przygotowanie przesyłek (personalizowany nadruk na kopertach i/lub listach, ewentualne naklejanie etykiet adresowych na koperty bez okienka etc.) oraz zlecenie usługi firmie na odbiór korespondencji.